a) Consulta
b) Cotización
c) Pedido
d) Remisión
e) Recepción
Carta de consulta
Cuando una empresa necesita adquirir mercadería o materias primas, procede a consultar por escrito a las distintas firmas proveedoras acerca de los productos que le interesan, con el propósito de que las empresas vendedoras le den los precios más convenientes y mejores condiciones de pago.
a) Alusión a la oferta si la hubiere.
b) Motivo que origina la consulta.
c) Especificación del producto.
d) Solicitud de precios y condiciones de pago.
e) Plazo de la recepción.
Carta de cotización
Es la comunicación con que las empresas proveedoras responden las consultas planteadas por los posibles compradores. Esta carta contiene todas las especificaciones del producto consultado. Su tono debe ser amable, para lograr la venta de la mercadería.
Esquema de una carta de cotización
a) Alusión a la carta de consulta.
b) Descripción detallada del producto: cantidad, calidad y forma de envío.
c) Precios y condiciones de pago.
d) Fecha del despacho.
e) Incitación a la compra.
Carta de pedido
Es la misiva que envía el comprador al vendedor cuando le es conveniente la cotización recibida. Se debe redactar señalando con mucha claridad la mercadería que se requiere, cantidad, calidad, embalaje etc.
La carta de pedido, legalmente, constituye una aceptación de compra de parte del cliente, quién acepta las condiciones establecidas en la cotización.
Esquema de una carta de pedido
a) Alusión a la carta de cotización.
b) Orden de despacho.
c) Indicación de la forma de pago.
Carta de remisión
Es la comunicación con que el vendedor anuncia el envío del pedido al comprador.
Esquema de una carta de remisión
a) Alusión a la carta de pedido.
b) Fecha y forma de envío.
c) Referencia a los documentos que se adjuntan ( guía de despacho, factura, letras por aceptar ).
d) Solicitud de envío de valores.
Carta de recepción
Por medio de esta comunicación, el comprador expresa al vendedor su conformidad frente a la mercadería recibida, aceptando, también las obligaciones estipuladas en la cotización.
Igualmente, en esta carta es posible el envío de cheques o letras en cancelación total o parcial de las mercaderías. En este caso es conveniente certificar la carta, para asegurar la recepción de los valores.
a) Indicar con expresiones de agrado la correcta recepción de las mercaderías y la devolución de las letras aceptadas.
b) Especificar forma de pago.
d) Señalar envío de documentos en cancelación.
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