La cobranza es una operación delicada que requiere gran tino y conocimiento del deudor para aplicar en cada oportunidad las medidas convenientes.
En algunos casos, bastara con una simple y atenta carta de aviso, pero en otros, sera imperioso el apremio enérgico.
Debe considerarse que la cobranza es siempre molesta, por tanto es prudente iniciarla con suavidad y sutileza para ir presionando al deudor en forma creciente, en las siguientes misivas que sea necesario.
Aviso de vencimiento
Esta carta se caracteriza por la sutileza del texto. Prácticamente, sólo se remite a recordar la deuda pendiente que vendrá en una fecha próxima.
Esquema de aviso de vencimiento
a) Comunicar fecha de vencimiento y monto del compromiso por pagar.
b) Señalar la institución bancaria o comercial con su dirección.
Invocatoria de cobranza
Esta carta se realiza cuando se ha producido el vencimiento de una deuda y esta no ha sido cancelada. Debe redactarse con gran tacto procurando en principio instar al deudor a pagar su obligación pendiente con el propósito de no perder la calidad del cliente correcto y puntual para sus pagos.
Esta comunicación puede ser la primera de una serie de cartas en la cual cada una de las que sigue será redactada con mayor fuerza e instando al deudor a cancelar su compromiso.
Esquema de la invocatoria de cobranza
a) Denota sorpresa por la deuda impaga.
b) Reconocer buen servicio de las deudas anteriores.
c) Solicita cancelación inmediata, indicando sutilmente el cese de despacho de pedidos pendientes a futuro.
Cobranza enérgica
Esta comunicación cierra el ciclo de la cobranza normal; es muy dura y amenaza con la vía judicial.
Si esta carta no produce resultados positivos, las empresas proceden a requerir el pago a través de la demanda judicial.
Esquema de la cobranza enérgica
a) Señalar las cartas anteriores es que cobraron la deuda pendiente.
b) Dejar constancia de la descortesía. No dar respuesta a las cartas de cobro.
c) Dar un corto plazo de cancelación.
d) Amenazar con envío a cobranza judicial.
Carta de demanda
Esta comunicación se extiende cuando están agotadas las posibilidades de cobro por las vías normales.
Es evidente que el envío a cobranza judicial de una deuda requiere entablar una demanda al cliente que significa el término de las relaciones comerciales.
Muchas empresas evitan de alguna manera tener que recurrir a este tipo de correspondencia .
Esquema de una carta de demanda
a) Referencia a las cartas de cobranzas anteriores.
b) Señalar la indiferencia en responder las cartas enviadas.
c) Comunica el envío de los antecedentes al departamento jurídico para efectuar la cobranza judicial.
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