Redacción Oficial
Es el conjunto de comunicaciones y documentos que se utilizan en las labores de los servicios del estado y sus organismos auxiliares. Por competer a la administración del Estado deben ser mesurados en su contenido, claros en las materias que tratan.
En esta correspondencia existen fórmulas legales que se refieren al tratamiento especial que se le debe otorgar al funcionario a quien se dirige la comunicación.
La correspondencia oficial tiene una disposición reglamentada por la autoridad superior del país.
El oficio
Constituye la comunicación más importante tanto por su gran utilización como por las materias que se trata. Su objetivo es impartir normas o dar importancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio, sección, departamentos, entre otros.
La redacción del oficio debe ser clara, precisa y breve.
Existen tres tipos de oficio, ordinario (Ord), reservado (Res), secreto (Sec).
El oficio ordinario es el más utilizado en la administración pública.
La estructura del oficio es la siguiente:
- Membrete: indica el ministerio, repartición, servicio, departamento, entre otros.
- Clasificación y número de orden.
- Antecedentes (Ant)
- Materias (Mat)
- Lugar y fecha de emisión.
- Proposición "De": indica la autoridad que emite el documento.
- Proposición "A": indica la autoridad a quien se dirige.
- Contenido: está estructurado en párrafos numerados que corresponde a cada idea redactada. Cada oficio debe tratar una sola materia.
- Frase de saludo o despedida: saluda a Ud.
- Inclusos o adjuntos: detalla los datos que acompañan.
- Pie de firma: debe contener un nombre y dos apellidos (todo con mayúsculas), profesión, especialidad, o categoría del firmante, cargo que desempeña, timbre.
- Iniciales de responsabilidad.
- Distribución: indica la destinación del original y de cada una de las copias.
Circular
Es un documento oficial de uso frecuente en la Administración Pública.Su redacción es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios. Se redacta comúnmente en párrafos cortos, claros, y precisos.
Se confecciona de acuerdo a la siguiente estructura:
- Membrete.
- Titulo y número de orden.
- Lugar y fecha de emisión.
- Rubro alusivo a la materia.
- Texto, se escribe con párrafos numerados.
- Frase de saludo.
- Nombre, cargo y firma de la autoridad emisora.
- Iniciales de responsabilidad.
- Destinatarios.
El memorándum
Es una comunicación de uso frecuente. Tiene una circulación interna. Lo emite un jefe de sección o departamento. Se utiliza para pedir o enviar documentos, o bien solicitar o entregar información. El estilo redaccional debe ser claro, breve y preciso, eliminando todo lo que es innecesario.
El memorándum tiene la siguiente estructura:
- Membrete: indica el nombre de la institución.
- Palabra MEMORÁNDUM y N° de orden.
- Fecha solo con números.
- Preposición "De": señala el cargo del remitente.
- Proposición "A": señala el cargo del destinatario.
- Materia (Mat)
- Texto: debe ser breve, claro y preciso.
- Comúnmente: media firma.
- Nombre y cargo .
- Iniciales de responsabilidad.
- Inclusos (si los hubiere)
- Distribución.
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